PHẦN 1: ĐỌC & HIỂU KPI (INPUT)
Trước khi lập kế hoạch, Supervisor phải "thuộc số" của vùng mình. Dữ liệu đầu vào quyết định 80% thành công của kế hoạch. Trọng tâm không chỉ là doanh thu, mà còn là sức khỏe vận hành và con người.
Checklist 7 Điểm "Soi" Số:
- 1. KPI chính (Doanh thu) - KPI phụ (Vận hành) là gì?
- 2. Ý đồ của công ty tháng này (Đẩy số hay chuẩn hóa)?
- 3. Tỉnh/Shop nào đang là "ngôi sao"? Tỉnh/Shop nào "báo động"?
- 4. Tồn kho vùng an toàn hay rủi ro?
- 5. Nhân sự có đủ để chạy số không?
- 6. Lý do tháng trước không đạt (nếu có)?
- 7. Sản phẩm trọng tâm (SKU Focus) là gì?
Các Nhóm KPI Cần Đọc
PHẦN 2: 7 BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH (BI'S MART)
Từ dữ liệu thô, chúng ta bắt đầu lập kế hoạch. Quy trình "Bi'S MART" là kim chỉ nam giúp Supervisor đi từ tổng quan đến chi tiết, đảm bảo kế hoạch có tính khả thi và bám sát mục tiêu.
BẮT ĐẦU TỪ KPI
Đọc KPI hệ thống
IN (VÀO) SỐ VÙNG
Xem Doanh thu, Tồn, Checklist, Nhân sự
SẮP 3 TRỌNG TÂM
Chọn 3 mục tiêu tháng
MỞ KPI THEO TỈNH
Phân rã Vùng → Tỉnh → Shop
"ANH EM" PLAN
Viết hành động cụ thể
RẢI TIMELINE
Lên lịch Tuần 1-4
THEO DÕI
Checkpoint (Số, Ảnh, Đi shop)
PHÂN RÃ KPI (BƯỚC M): "KHÔNG CHIA ĐỀU"
Nguyên tắc vàng: Không chia đều KPI. Phân bổ mục tiêu dựa trên thực lực: Tỉnh mạnh gánh nhiều hơn, tỉnh yếu tập trung phục hồi. Biểu đồ này so sánh kế hoạch phân bổ (Plan) và kết quả (Actual).
TIMELINE THÁNG MẪU (BƯỚC R)
Hành động được rải đều 4 tuần, mỗi tuần có một trọng tâm rõ ràng để Supervisor bám sát và kiểm tra tiến độ.
Tuần 1: Kick-off
- Họp triển khai KPI
- Training SKU mới / CTKM
- Định hướng trọng tâm
- Kiểm tra nhân sự đầu tháng
Tuần 2: Audit
- Ưu tiên đi tuyến tỉnh yếu/xa
- Audit trưng bày, checklist
- Xử lý/luân chuyển tồn kho
- Coaching Store Manager
Tuần 3: Tăng Tốc
- Đẩy mạnh SKU trọng tâm
- Thúc đẩy Upsell / Cross-sell
- Chạy thi đua mini-game
- Bám sát shop Top doanh thu
Tuần 4: Về Đích
- Kiểm tra, chốt số liệu
- Xử lý đơn treo, khiếu nại
- Tổng hợp báo cáo tháng
- Chuẩn bị PDCA tháng sau
PHẦN 3: LẬP BÁO CÁO (OUTPUT)
Báo cáo là bước "Check" và "Act" của tháng. Tiêu chí là: Số liệu chuẩn, có so sánh, có phân tích nguyên nhân gốc rễ và không đổ lỗi.
Tổng Quan KPI Tháng
Cấu Trúc Báo Cáo Chuẩn:
I. Tổng quan vùng
% KPI đạt, So sánh tháng trước, Tỉnh/Shop mạnh/yếu.
II. Chi tiết theo tỉnh
Gốc rễ không đạt, 3 vấn đề của tỉnh, 3 điểm mạnh.
III. Phân tích nhóm shop
Nhóm A (tăng tốc), B (bứt tốc), C (kèm), D (chấn chỉnh).
IV. PDCA & Đề xuất
Hành động cải thiện và Đề xuất hỗ trợ từ công ty.
PHẦN 4: VÒNG LẶP PDCA CHO SUPERVISOR ĐA TỈNH
Kế hoạch và Báo cáo là một phần của vòng lặp PDCA. Đây là guồng quay công việc giúp Supervisor liên tục cải tiến hiệu suất quản lý đa tỉnh của mình.
PLAN (Lên Kế Hoạch)
- Chọn 3 trọng tâm (Doanh thu, Vận hành, Nhân sự).
- Phân rã KPI Vùng → Tỉnh → Shop (Không cào bằng).
- Lên lịch đi tỉnh (Route Plan) xoay vòng.
DO (Triển Khai)
- Đi thị trường theo lịch.
- Training sản phẩm/CTKM cho tỉnh.
- Audit (Trưng bày, Tồn kho, Checklist).
- Coaching (Kèm cặp) đội ngũ Store Manager.
CHECK (Kiểm Tra)
- Checkpoint hằng tuần (Báo cáo tỉnh).
- Yêu cầu ảnh minh chứng (visual evidence).
- Doanh thu theo ngày (daily sales report).
- Kiểm tra chéo (ngồi tỉnh A check camera tỉnh B).
ACT (Hành Động)
- Kịp thời điều chỉnh giữa tháng (nếu tuột số).
- Đổi hành động, tăng/giảm trọng tâm theo tỉnh.
- Điều phối nhân sự (ví dụ: đưa SM giỏi sang cứu shop yếu).
- Cập nhật lại kế hoạch tuần (nếu cần).